電話応対のビジネスマナー

電話応対

会社にかかってくる電話への対応するビジネスマナーを紹介しています。電話での受け答え方、電話の取り次ぎ方などを詳しく掲載しています。電話応対を上手に行いたい人は、何度も電話に出て慣れる作業が必要になります。


電話で名乗る

掛かってきた電話にはすぐにでましょう。三回ベルが鳴るまでに出るのがビジネスマナーです。

「もしもし」は個人の電話ではありませんのでNGです。「〇〇株式会社でございます」と社名を名乗りましょう。三回以上ベルがなり、出るのが遅れた場合は「お待たせいたしました」とつけるのがマナーです。

最初のあいさつ

相手が名乗ったら、「お世話になっております」「お世話になります」と挨拶をしましょう。

相手の用件を聞く

電話相手の用件によって判断が必要ですが、自分で対応できないようでしたら「〇〇についてですね。ただいま係の者と代わりますののでお待ちください」保留を押すのを忘れずに。

担当者に取り次ぐ

担当者を名指しで電話の取次ぎを頼まれた場合は「〇〇ですね、少々お待ちください」と社内の人間ですので呼び捨てです。必ず電話では保留を押しましょう。

担当者が電話に出られない(離籍中)

「〇〇はただいま席を外しておりますますが、伝言を承りましょうか。それとも戻り次第、お電話を差し上げるよう申しましょうか。」と電話で伝えます。

担当者が電話に出られない(外出もしくは出張中)

「〇〇は外出(出張)しておりまして、〇時(〇日)には戻る予定でございます。いかがいたしましょうか。」

※遅刻や食事に出ている、誰かと会っているなどの内容は伝えません。

伝言を承る

伝言を依頼された場合、「はい承ります。」「〇〇の件、・・・ということでよろしいですね。私、〇〇が承りました。」

担当者が電話を掛けなおす場合

「改めて、〇〇からおかけ直しいたします。念のため、お電話番号をお聞かせください。」

※電話で電話番号、住所、名前をうかがった時には必ず復唱いたしましょう。復唱する際は「復唱させていただきます。○○でよろしいですか。」

電話の切り方

「よろしくお願いいたします」「失礼いたします」などの挨拶を交わし、少し間をおいて、静かに受話器を置きましょう。



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