電話応対のビジネスマナー
会社にかかってくる電話への対応するビジネスマナーを紹介しています。セールスの電話や営業電話への対応なども掲載しています。
会社への電話では会社の代表者としての対応が求められます。掛かってきた電話には率先して出ることができるように、電話対応を把握しておきましょう。
電話応対を上手に行いたい人は、このページの電話応対を読むことはもちろん、何度も電話に出て慣れる作業が必要になります。
■電話応対マニュアル
①電話で名乗る。
掛かってきた電話にはすぐにでましょう。三回ベルが鳴るまでに出るのがビジネスマナーです。
「もしもし」は個人の電話ではありませんのでNGです。「〇〇株式会社でございます」と社名を名乗りましょう。三回以上ベルがなり、出るのが遅れた場合は「お待たせいたしました」とつけるのがマナーです。
②最初のあいさつ
相手が名乗ったら、「お世話になっております」「お世話になります」と挨拶をしましょう。
③相手の用件を聞く
電話相手の用件によって判断が必要ですが、自分で対応できないようでしたら「〇〇についてですね。ただいま係の者と代わりますののでお待ちください」保留を押すのを忘れずに。
④担当者に取り次ぐ
担当者を名指しで取次ぎを頼まれた場合は「〇〇ですね、少々お待ちください」と社内の人間ですので呼び捨てです。必ず電話では保留を押しましょう。
■担当者が電話に出られない
①離席中の場合
「〇〇はただいま席を外しておりますますが、伝言を承りましょうか。それとも戻り次第、お電話を差し上げるよう申しましょうか。」と電話で伝えます。
②外出もしくは出張中
「〇〇は外出（出張）しておりまして、〇時（〇日）には戻る予定でございます。いかがいたしましょうか。」※遅刻や食事に出ている、誰かと会っているなどの内容は伝えない！
■伝言を承る
伝言を依頼された場合、「はい承ります。」「〇〇の件、・・・ということでよろしいですね。私、〇〇が承りました。」
■担当者が電話を掛けなおす場合
「改めて、〇〇からおかけ直しいたします。念のため、お電話番号をお聞かせください。」
※電話で電話番号、住所、名前をうかがった時には必ず復唱いたしましょう。復唱する際は「復唱させていただきます。○○でよろしいですか。」
■電話の切り方
「よろしくお願いいたします」「失礼いたします」などの挨拶を交わし、少し間をおいて、静かに受話器を置きましょう。