FAX送信のマナー

faxのマナー

FAXを送信する際に気をつけたいマナーを紹介しています。FAXは便利な機能ですが、送付先の電話回線を占有するため注意が必要です。FAXを送る際のマナーを紹介しています。


FAXのマナー

  • 他の人に見られても、相手が困らないFAX内容か確認しましょう。
  • 送信先が万が一間違えた時に、トラブルを引き起こす内容がないか確認。
  • 相手側にキレイに写るか確認。細字や蛍光ペンなどはコピーを濃くとるなどの配慮を。
  • 相手側に大量のFAXを送付することはビジネスマナー違反です。多い時には電話で許可をいただきましょう。また15枚を越える場合は郵送に変えるのもマナーです。
  • 必ずFAX送信票をつけましょう。

FAX送信票の書き方

  • 社名ロゴ
  • 社名のロゴを適切な大きさでつけましょう。イラストや個人的なマークを付ける事はビジネスマナー違反です。

  • 宛先
  • 相手の社名、部署、氏名を書けるスペースを作りましょう。また送信番号を記入する欄を設けることで、送信ミスの対応に役にたちます。

  • 送信枚数
  • 相手側がすべて届いたか確認するのに役立ちます。「本状含めて〇枚」という形で送信票も枚数に含めるのが一般的です。

  • 署名
  • 送信元の社名、電話番号、FAX番号を明記しましょう。必ず相手先よりも低い位置に明記するのがビジネスマナーです。

  • メッセージ記入欄
  • 挨拶や送付の目的などを記入するスペースを設ける必要があります。

FAX(ファクシミリ)は上手に用いることができれば大変便利なビジネスツールです。相手の都合に合わせることができ、営業時間を気にする必要がありません。しかし、失敗が多いのも事実。裏面を送ってしまったり、送り先を間違えたりと確認を忘れては意味がありませんからご注意ください!



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